【青山学院大学×清和ビジネス】若手職員の座談会から学ぶ「新しい働き方」

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#コミュニケーション #大学 #教職員の働き方

投稿：2026年1月6日

更新：2026年1月20日

この度、清和ビジネスは青山学院大学様にお声がけいただき、若手職員による座談会を実施しました。
座談会では、日々の業務や職場環境の変化について率直な意見を伺い、大学ならではの取り組みや課題解決の工夫を深掘りしました。
今回は、その中でも特に印象的だった「青山学院大学様の新しい働き方」について、現場の声とともにご紹介します。ぜひご覧ください。

部署統合で生まれた“スピードと一体感”

清和ビジネス（以下、清和）：図書館の移設をきっかけに、これまで別々の部屋に分かれていた3課（施設課・庶務課・経理課）を一つの部屋に統合された青山学院大学様ですが、職員さんの働く場が移設する機会はめずらしいと思います。その後、どのような効果がありましたか？

青山学院大学（以下、青学）：部署を一つの部屋に集約したことで、よりコミュニケーションがとりやすくなりました。上司や同僚に気軽に相談でき、不安をすぐに解消できる点も対面ならではの良さですね。

具体的には、移設前は経理課へ書類を持っていく際に「いま忙しいのではないか…」という遠慮があり、書類をいくつか溜めてから伺っていました。現在は相手の様子が自然にわかる距離で働いているため、必要なタイミングで声をかけやすくなりました。また、決裁者も近くにいるため、すぐに承認をもらえたりと業務スピードがとても早くなっています。

清和：相手の表情や仕事風景が見られることで、タイミングを伺いやすいですよね。働く距離が近くなることで職場の雰囲気に変化はありましたか？

青学：以前より格段に明るくなったように感じます。距離が近く話しかけやすいのもそうですが、一緒の場所で仕事をすることで一体感が生まれ、課をまたいで忙しい人をサポートする様子も見られています。

清和：青学さんに何度か伺って思ったのですが、皆さま人柄が良くて、職員同士の関係性がとても良い印象です。この空間がさらに明るい雰囲気をつくり出しているのかもしれませんね。

コミュニケーション活性化と業務効率化を実現
青山学院大学様の庶務部では、かつて経理課・施設課・庶務課がそれぞれ別の場所で業務を行っていました。そのため、部署間に「少し遠慮してしまう雰囲気」が生まれ、コミュニケーションが円滑に進まなかったり、決裁者の不在で承認が滞るなど、業務効率にも影響がありました。
この課題を改善するため、青山学院大学様は図書館の移設を機に3課を一つのオープンな空間に統合し、必要なときにすぐ声をかけられる体制を整えました。
その結果、コミュニケーションの活性化と業務効率化を実現されています。

フリーアドレスを視野に入れペーパーレス化に取り組む

清和：移設に伴い、ペーパーレス化にも注力されたと伺いました。

青学：はい。もともと3課は別々の部屋で、壁面が多く収納スペースも十分ありました。一方で、一部屋に集約すると壁面が減り、収納スペースが確実に減ります。また、デスクの幅の都合上、デスク下のキャビネットを置くことができないという課題もありました。そこで、まず取り組んだのがペーパーレス化です。

徐々に紙の書類を減らし、電子書類で管理しています。ただ、重要書類や請求関連はまだ紙で発行・管理している状況です。それでも以前に比べ、書類の量が減り、管理工数も削減できています。

清和：他に効果を感じる場面はありますか？

青学：たとえば教室の予約に関していうと、今までは紙に記入してもらってメールで受け取り、施設課で印刷・更新・確定後に、予約者へ連絡するという流れで、すごく手間がかかっていました。今では予約フローが整理されてとても効率的になりました。

清和：それは大きな変化ですね！急にペーパーレスに切り替えると、紙に慣れている方は戸惑うとは思いますが、徐々に浸透していくと利用者全体の業務効率化に繋がりますよね。

青学：そうですね。ペーパーレス化を機に、備品を一か所に集約して共用したり、個人ロッカーを設けて荷物を置けるスペースを限定することにも取り組んでいます。机下のキャビネットをなくしたことで、その場で二人作業ができるなど、効率だけでなく、心地よく働ける環境になってきています。

ペーパーレス化の成果とフリーアドレス化に向けて
青山学院大学様がペーパーレス化で最初に着手したのは書類の扱いでした。以前は原本のコピーを各部署で保管しており、重複して不要な書類が多く存在していました。そこで、書類の電子化や原本のみを保管するルールを定め、紙の使用量を約50％削減しました。印刷や書類を探す手間が大幅に減り、作業がよりスムーズになったようです。
また、以前から民間企業の働き方を見学されており、「できることから変えてみよう」という意識が芽生え、今後はフリーアドレス化にも取り組まれる予定です。

執務席の横にはフリースペースがある。集中できる「半個室スペース」、ちょっとした打合せがすぐにできる「ファミレスブース」などが設置されており、業務内容や気分に合わせて場所を変えて働くことができる。

エンゲージメントを育む職場文化

清和：お話しを聞いていると皆さんの間には、お互いを尊重しながら前向きに取り組む空気があり、職場全体がイキイキとした印象を受けます。その秘密は何でしょうか？

青学：職員に青学出身者が多いこともあり、母校や学生に「貢献したい」「恩返しをしたい」といった想いが大きいと思います。この前向きな姿勢と縦と横のつながりが青学独自の強みだと思います。また、本学が大切にしている「支え合いの精神」に共感して入職する職員が多く、困っている人がいれば部署や役職に関係なく、自然に手を差し伸べる文化が根付いていることも関係していると思います。

“青学らしさ”を活かした、さらに心地よい「働く場」を目指して
庶務部で始まったはたらき方の見直しは、単なる業務改善にとどまらず、「青山学院大学らしい、働きやすい職場とは何か」を考えるきっかけとなっているようです。
職場の雰囲気が明るくなったことで相談しやすい関係性が生まれ、日々の業務負担が軽減したといった声もあがってきているようです。その結果、教職員が研究に集中しやすくなるなど、良い循環が少しずつ広がり、職員自身のWell-beingにも良い兆しが見え始めています。

編集後記

今回の座談会では、青山学院大学様の「より良い働く場をつくりたい」という強い意識が非常に印象的でした。職員の皆さまのコミュニケーション力やチームワークの高さを間近に感じ、清和ビジネスとしても大きな刺激を受けました。
庶務部で進められてきた取り組みは、単なる業務改善にとどまらず、職場の雰囲気そのものを変えつつあります。こうした前向きな変化は、一人ひとりのエンゲージメントを高め、より働きやすい環境を築く土台となっているといえるでしょう。
さらに、若手から中堅の職員が自ら未来を形づくる姿勢は、質の高い学びと研究を支える「大学全体の働き方改革」へと発展していくことが期待されます。今回の座談会を通じて、私たちも「働く場のあり方」を改めて考える貴重な機会となりました。